産休前のあいさつをするタイミングって？メールと直接の例文やタイミングを解説！

産休前のあいさつをするタイミング｜それぞれいつ報告すれば良い？

産休前のあいさつはいつ行えば良いのでしょうか。ここでは、あいさつするべきタイミングについて紹介します。

上司

産休前のあいさつをはじめにすべき存在が上司でしょう。なぜなら、あなたが産休中の部署のスケジュール調整などを行う必要があるためです。

あいさつを事前に済ませなければ、仕事内容の引き継ぎをうまく行えないケースもあります。職場によっては部下に対して上司が仕事を振ることもあるかと思いますので、そのような場合には迷惑がかかってしまいます。

具体的には、妊娠16週以降の安定期になるべく早く報告することがおすすめです。

同僚や社内の人

産休に入る1ヶ月前にあいさつしておくのが一般的です。そのタイミングであいさつができれば、業務の引き継ぎなどが支障なく済ませられるためです。

特に、業務内容が煩雑で1ヶ月前では引き継ぎできない場合には、それ以前に相手に相談しておくのが良いでしょう。1ヶ月とは言わずに2〜3ヶ月前など安心して仕事を引き継げるタイミングで早めに相談しておくことも大切です。

取引先や顧客

自分が対応している取引先や顧客には、同僚などと同じタイミングの産休1ヶ月前までのあいさつが一般的です。

顧客には産休が関係ないと考える方もいらっしゃいますが、実際のところは業務担当が変わると仕事の進め方が変わってくるケースもあるため、事前に伝えておくほうが親切です。

引継ぎなどのことも併せて、産休に入るまでの間に十分な時間を確保する必要があるでしょう。

社内へ産休のあいさつをする場合

社内へ産休のあいさつを行う場合には、どのような内容を伝えれば良いのでしょうか。ここでは、あいさつで伝えるべき内容について紹介します。

あいさつの内容

まずはあいさつの内容についてです。大切なことは、妊娠中に支えてくれたことへの感謝の気持ちと産休が終わった後に会社に復帰することを伝える必要があります。

ただし、復帰の時期については触れない方が良いでしょう。産休の退院日などに関しては予定どおりいかないことが多く、厳密なスケジュールを伝えてしまうと間に合わなかったときに不信感を与えてしまう可能性があります。

余裕を持ったスケジュールを伝えて安心して帰ってこれる状況を作るか、産休後のタイミングについては報告しないのが賢明な判断です。

朝礼やミーティングでスピーチする場合

最終出社日の朝礼・ミーティングなどの場で、産休に入ることを、直接社員に対して話ができるタイミングが用意されているなら、以下のような内容を伝えるのが良いです。

「おはようございます。この度、産休に入らせていただくことになりました、〇〇部の〇〇です。

つわりで体調がすぐれない時には、気を遣っていただいたり、業務のサポートをしていただいたり、本当にありがとうございました。

産休で、しばらく仕事を休ませていただくことになり、ご迷惑おかけしてしまいますが、どうかよろしくお願いいたします。産休復帰後においては、ますます会社に役立てるよう努めて参ります。またみなさまとお仕事できることを楽しみにしています。」

直接あいさつをする場合には、会社に復帰することを伝えるようにしましょう。また、復帰するタイミングに関しては触れずに、「帰ってきた時にはよろしくお願いいたします」という内容で締めることが大切です。

同僚にメールであいさつを送る場合

同僚にメールで挨拶を行う場合には、以下のような内容を記載したメールを送付するのがおすすめです。

「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。私ごとで恐縮なのですが、〇月〇日から産休に入り、その後育休をとらせていただきます。

妊娠中は、体調を崩してお休みをいただくなど、いろいろとご迷惑をおかけしました。

皆様に支えられ、本日まで勤務できましたこと心より感謝申しあげます。

本当にありがとうございました。

不在の間はご迷惑をおかけすることとなり誠に申し訳ありません。産休中の業務は〇〇さんに引き継ぎをお願いしました。

メールでのご連絡となり大変失礼いたします。また、お仕事を一緒にできることを心から楽しみにしています。」

メールであいさつをする場合には、仕事の引き継ぎを依頼した人の名前もしっかりと記載するようにしましょう。「自分がいなくなったら誰に連絡をすべきか」について明記することが大切です。

社外へ産休のあいさつをする場合

社外へあいさつをする場合には以下3点に注意してあいさつするようにしましょう。

・最終出社日

・後任の担当者

・産休後は復帰すること

これらの内容を伝えることで、取引先は「最終出社日を超えたら後任の担当者へ連絡すれば良い」ということがわかります。そのため、業務をスムーズに行うことができるのです。

また、復帰することを伝えておけば、産休明けに関係性を取り戻すことが可能です。必須事項ではありませんが、一言添えておくと良いでしょう。

直接あいさつする場合

社外へ産休のあいさつをする場合、以下の内容を伝えるのが良いでしょう。

「〇〇様、いつもお世話になっております。私ごとで恐縮なのですが、この度〇月〇日から産休に入らせていただくことになりました。

後任として、同部署の〇〇に業務を引き継いでおりますので、私が不在の間は〇〇とやり取りしていただければ幸いです。

◯◯様にご迷惑やご不便をおかけしないよう、徹底して引き継ぎに努めますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。

産休・育休後は復帰させていただく予定なので、またお仕事をご一緒できたら幸いです。その際は改めてよろしくお願いいたします。」

基本的には社内へ伝える事項と同じで問題ありません。しかし社外への連絡ということで、一層丁寧な表現を心がけることが大切です。

メールであいさつを送る場合

対面であいさつをする方が良いのですが、どうしても難しい時にはメールの対応となります。その際は、以下の内容を記載し送信するのが良いでしょう。

「〇〇様

いつもお世話になっております。

私ごとで恐縮なのですが、この度〇月〇日から産休をいただくこととなりました。

長期的な休暇となるため、その間の業務につきましては、〇〇という者が後任として担当させていただくこととなりました。

今後は、ご不明点がございましたら〇〇にご連絡をいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

〇〇へのご連絡ですが、以下のメールアドレス・電話番号となっております。

———————

後任　〇〇〇〇（フルネーム）

後任　〇〇の電話番号 ✕✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕

後任　〇〇メールアドレス 〇〇@〇〇.co.jp

———————

御社や〇〇様にご迷惑・ご不便をおかけしないよう、万全の引き継ぎに努めてまいりますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

産休・育休後は復帰させていただく予定なので、また〇〇様とお仕事できますことを心より楽しみにしております。

本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでお伝えすることとなり失礼いたします。今後もかわらずお付き合いいただければ幸いです。」

産休前のあいさつで注意したいこと

ここまで、産休前のあいさつについて具体例などを示しましたが、最後に注意点についても触れておきます。

時間帯に配慮する

産休前のあいさつをする際は、なるべく多くの人がいる時間帯を選ぶことが大切です。

業務が忙しい場合、手短にあいさつする

他の人の業務が忙しい場合にはなるべく手短にあいさつしましょう。忙しい中で時間をとってしまうと迷惑になるからです。

対策として、伝える文言をあらかじめ考えておき、1〜2分程度で報告を完了できるようにしておきましょう。

産休あいさつで配るお菓子

職場でお菓子を配る場合、産休に入る直前に持っていくのがベストです。産休直前に出勤している人が少ないのであれば、数日前に持っていっても構いません。

その際、お菓子を選ぶ場合は個包装で賞味期限が長めのものを用意すると良いでしょう。不在の方がお菓子を手にしたとき、賞味期限切れの状態を防げるからです。また、個包装のものを用意しておくとつまみやすいというメリットもあります。